A aposentadoria e a pensão por morte são produtos finais de Regimes Próprios de Previdência Social (RPPSs) como o IPS. Assim, para que os benefícios sejam concedidos aos segurados, o Instituto depende de uma organização que garanta o bom funcionamento de seus setores com prazos a serem cumpridos para cada tarefa.

É nesse sentido que a autarquia buscará a excelência em serviços, por meio do trabalho do Comitê de Controle Interno e de seus servidores.

A meta é manualizar até o fim do ano 100% dos procedimentos que não possuem normas de funcionamento e revisar os daqueles que já têm. Desse modo, o IPS pretende assegurar a conformidade dos atos de gestão, manter a eficácia operacional e gerar relatórios confiáveis sobre o desempenho das atividades desenvolvidas.

A dinâmica funcionará do seguinte modo: os setores irão corrigir os fluxos de suas atividades e encaminhá-los para o setor de Tecnologia da Informação (TI), que retornará para o Controle Interno incluí-los nas normas. O Comitê fará o acompanhamento de forma trimestral e a adequação jurídica será realizada pelo setor de Procuradoria-Geral. A primeira entrega de relatório está agendada para o dia 29 de julho e as posteriores acontecerão nas datas de 30 de setembro e 09 de dezembro deste ano.

 Para esclarecer possíveis dúvidas e garantir a eficiência dessas medidas, os membros do Comitê e a Diretoria Executiva fizeram reuniões com cada setor nos dias 8 e 11 de julho, para explicar a importância do trabalho, apresentar o plano de ação do Controle Interno, estabelecer os prazos de entrega dos relatórios e informar sobre possíveis sanções pelo não cumprimento da demanda.

É importante salientar que os pontos de controle dos relatórios não foram criados pela autarquia. Eles são baseados na Instrução Normativa nº 68/2020 do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (TCE-ES) e no manual da certificação Pró-Gestão, que o IPS pretende alcançar até o fim de 2022. Esses pontos serão imprescindíveis no atingimento das metas de excelência do Instituto, tal como explicou a presidente do Comitê de Controle Interno e diretora de benefícios previdenciários, Shirlene Pires Mesquita.

“Por meio dos pontos e do planejamento estratégico que estamos preparando, teremos um bom diagnóstico do que precisamos melhorar e corrigir. Nossa equipe tem todo o potencial para entregar um produto final de maior qualidade aos segurados e a orientação é que, daqui para a frente, os prazos sejam estabelecidos, cumpridos e informados ao nosso público”, disse Shirlene.

E esses prazos também envolverão um comprometimento no que diz respeito ao recebimento dos processos. “Definimos em reunião que os servidores terão até 48 horas para recebê-los. Confiamos em nosso corpo técnico e temos certeza de que juntos conseguiremos mais resultados de impacto para os segurados”, afirmou a diretora-presidente Christiani Vieira.

Qual é o significado de ‘controle interno’?

Segundo a Norma Brasileira para o Exercício da Auditoria Interna (2003), trata-se de “qualquer ação tomada pela administração, assim compreendida tanto a alta administração como os níveis gerais apropriados, para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas sejam atingidos”.

Quais são as funções do Comitê de Controle Interno do IPS?

Entre várias atribuições, o Comitê é responsável por: avaliar, sob o aspecto da legalidade, a execução de contratos e convênios dos quais o Instituto faça parte; comunicar, sob forma documental, as irregularidades ou ilegalidades encontradas; e coordenar o processo de desenvolvimento, implementação ou atualização do Manual de Rotinas Interna, Procedimentos de Controle e Instruções Normativas.